Chaque toilette scannée apparaît sur le plan de l’étage
Le superviseur suit la tournée d’un étage à l’autre, avec l’heure de chaque passage, sans appeler personne.
Une journée de vos équipes dans une tour de bureaux, suivie sur la plateforme HB
Dans une tour de bureaux, l’entretien se fait surtout quand les étages sont vides, et le client juge le résultat le lendemain matin. Avec la plateforme HB, vos superviseurs voient ce qui a été fait, où et à quelle heure. Vos préposés se parlent dans l’application, photo à l’appui, et chaque demande d’un locataire devient un ticket suivi jusqu’à la photo du travail fait. La vidéo suit une journée type à la Tour Belcourt, de 6 h à 23 h.
5 min 22, avec narration
Ce que la vidéo montre
Quatre moments de la journée à regarder de près
L’équipe se parle dans HBscan
Une tache dans le hall, une photo, une réponse du superviseur deux minutes plus tard. Personne n’a eu à donner son numéro de cellulaire.
Le courriel d’un locataire devient un ticket
La demande ne dort pas dans une boîte personnelle. Elle est assignée à la préposée de jour et réglée, photo à l’appui, avant la réunion du client.
La direction de GDI voit tous ses immeubles
Présence, routes, tickets en retard, scores et périodiques, immeuble par immeuble. On sait où agir avant que le client appelle.
Qui sommes-nous
ValkarTech conçoit la plateforme HB au Québec
La plateforme HB est développée et soutenue à Montréal par ValkarTech. Des entreprises d’entretien et des gestionnaires d’immeubles l’utilisent tous les jours pour suivre leurs routes, leurs demandes et leurs inspections. Vos équipes connaissent déjà nos écrans HBconnect : GDI les a choisis pour les Promenades St-Bruno.
Cette page montre la suite : ce que la plateforme au complet changerait dans une tour de bureaux que vous entretenez, pour vos équipes, pour votre direction et pour le client qui vous a confié l’immeuble.
Plateforme HB · HBpunch, HBscan et sa messagerie, HBconnect, HBticket, HBcontrol
La journée, étape par étape
Du pointage de 6 h aux bureaux prêts à 23 h
La Tour Belcourt et les personnes de cette journée sont inventées ; les préposés et le superviseur sont présentés comme des employés de GDI. Les écrans ont été redessinés pour la vidéo d’après la plateforme HB ; en démonstration, vous verrez la plateforme elle-même, avec un de vos immeubles.
6 h 00
Sofiapréposée de jour, GDI
Elle pointe son arrivée
Au local d’entretien du P1, Sofia touche son nom sur la tablette et entre son NIP. Son superviseur sait qu’elle est en poste, sans feuille de temps à ramasser en fin de semaine.
6 h 12
Sofiapréposée de jour, GDI
Elle commence par le hall d’entrée
Avant l’arrivée des locataires, elle approche son téléphone de la puce posée près des ascenseurs. Les quatre tâches du hall s’affichent, des vitrines au plancher, et se cochent au fil du travail. Le temps passé est comparé au temps prévu pour ce local, établi selon sa superficie.
6 h 32à 8 h 31
Jonathansuperviseur, GDI
Il suit la tournée sur le plan de chaque étage
Au bureau, Jonathan suit la tournée des toilettes de Sofia sur le plan de l’étage où elle se trouve, du 15e au 26e. Chaque toilette passe au vert quand elle est terminée, avec l’heure et le temps passé, et la liste des derniers passages couvre tous les étages. Il sait où elle en est sans l’appeler, et une toilette oubliée ou un passage trop court se voit tout de suite.
8 h 41
Sofia et Jonathandans la messagerie de HBscan
Elle signale une tache, photo à l’appui
De retour dans le hall, Sofia remarque une tache de café sur le tapis, devant les ascenseurs. Elle pose un cône, prend une photo et l’envoie à Jonathan dans la messagerie de HBscan. À 8 h 43, il répond que l’équipe du soir passera l’extracteur et ajoute la tâche à la route du soir. Le client n’a pas eu à écrire pour la signaler.
9 h 21
Sofiapréposée de jour, GDI
L’écran des toilettes du 18e se met à jour
En sortant des toilettes, son téléphone met à jour l’écran de la porte par Bluetooth, en français et en anglais. L’heure du dernier entretien affichée est donc celle de son passage. L’écran fonctionne sur pile, sans fil ni réseau au mur.
10 h 01
Isabelleadjointe administrative d’un locataire du 18e
Une locataire écrit à l’adresse des demandes
Isabelle écrit que la salle de conférence Saint-Laurent a été laissée sale après un déjeuner, et qu’un client arrive à 11 h. Son courriel n’attend pas dans la boîte de quelqu’un qui est en congé : HBticket en fait un ticket et lui envoie un accusé de réception.
10 h 02
Aiguillageautomatique
Le ticket part vers la préposée de jour
Classé « Entretien ménager », le ticket est assigné à Sofia et une notification part sur son téléphone. Une demande liée au bâtiment serait allée au technicien de l’immeuble, du côté de la gestionnaire.
10 h 03à 10 h 19
Sofiapréposée de jour, GDI
Elle remet la salle en ordre et joint une photo
Sofia prend le ticket en charge, ramasse les tasses, nettoie la table et replace les chaises. Elle joint une photo de la salle et note qu’une lumière grésille au-dessus de la table.
10 h 23
Jonathansuperviseur, GDI
Il valide et ferme le ticket
Jonathan voit la photo et ferme le ticket, 22 minutes après le courriel. Isabelle reçoit un courriel de suivi bien avant sa réunion. Pour la lumière, Jonathan crée un ticket lié, classé « Bâtiment », qui part directement au technicien de la gestionnaire.
13 h 30
Jonathansuperviseur, GDI
Il fait son contrôle de qualité
Dans la cuisinette du 18e, Jonathan note ce qui ne va pas : un comptoir collant près de la machine à café, des résidus dans l’évier, un bac de compost plein. Chaque non-conformité a sa photo, et le score de 89 % dépasse la cible de 85 %. GDI connaît sa note avant la visite du client.
15 h 12
Patricktechnicien du bâtiment, équipe de la gestionnaire
Le technicien règle l’éclairage
Patrick reçoit la demande dans la même plateforme que l’équipe de GDI. Il remplace le panneau lumineux et ferme le ticket. Jonathan et la gestionnaire le voient aussitôt, sans courriel de relance.
16 h 05
Valériegestionnaire de l’immeuble, cliente de GDI
La gestionnaire fait le point
Valérie ouvre le tableau de bord de la tour : toilettes faites, tickets réglés et délai moyen, score de qualité du mois, écrans HBconnect à jour et périodiques de novembre. Elle a ses chiffres sans demander de rapport à GDI.
16 h 40
Martinedirectrice des opérations, GDI
La direction de GDI voit tous ses immeubles
Martine voit ses immeubles côte à côte : présence, routes du jour, tickets ouverts et en retard, score du mois et périodiques à valider. Un immeuble passe à l’ambre, avec deux absences et trois tickets en retard. Elle ouvre le détail et écrit au superviseur, avant que le client appelle.
17 h 28à 17 h 34
L’équipe du soirGDI
La relève arrive
Neuf préposés sont prévus pour le soir. Huit pointent leur arrivée entre 17 h 28 et 17 h 33. L’absence au 22e se voit tout de suite sur la tablette, et le superviseur réorganise la soirée avant que le client la remarque.
18 h 15à 18 h 50
Diegopréposé du soir, GDI
Il règle la tache du hall, photos à l’appui
La tâche ajoutée le matin par Jonathan est dans la route de Diego. Il prend une photo avant, passe l’extracteur, puis prend une photo après. La tâche passe à « À vérifier », puis elle est validée. Chaque périodique du mois a ainsi sa preuve quand vient le temps de la facturer.
19 hà 23 h
Diegopréposé du soir, GDI
Les bureaux du 18e sont prêts pour demain
Diego fait l’étage local par local, de la réception aux toilettes. Il travaille seul : si son téléphone ne bouge plus, il sonne d’abord, et sans réponse, le superviseur est avisé. À 23 h, les douze locaux de sa route sont faits, et chaque passage servira au rapport du mois.
Vous aimeriez voir la même journée dans une tour que vous entretenez ?
Envoyez-nous la liste des étages et des locaux d’un immeuble, et nous préparons la démonstration avec ses vrais locaux.
Les outils de la plateforme HB
Cinq outils et une messagerie qui partagent les mêmes données
Ce qu’un employé fait dans une application apparaît tout de suite dans les autres, dans le portail de GDI et, si vous le souhaitez, dans celui de votre client.
Le pointage des employés
Pour les préposés, les chefs d’équipe et les superviseurs
- Une tablette au local d’entretien de chaque immeuble.
- Arrivée, pauses et sortie avec un NIP personnel.
- Photo à l’arrivée et à la sortie si le contrat le demande.
- La liste des employés en service est à jour en tout temps, et une absence se voit dès le début du quart.
Les routes et les tâches, local par local
Pour les préposés, les superviseurs et la direction
- Une puce discrète à la porte de chaque local, sans texte ni pictogramme.
- Au scan, les tâches du local s’affichent avec le temps prévu.
- Des temps de référence par local, établis à partir des temps de nettoyage ISSA.
- Les tâches périodiques et les tâches ajoutées en cours de journée, avec photo et validation.
- Fonctionne sans réseau : les scans partent dès que le téléphone se reconnecte.
Messagerie d’équipe
Le chat de HBscan, entre collègues et avec le superviseur
Pour les préposés, les chefs d’équipe et les superviseurs
- Une conversation avec chaque membre de l’équipe, le responsable toujours en tête de liste.
- Du texte et des photos, jusqu’à cinq par message, prises sur place ou tirées de la galerie.
- Les messages arrivent en temps réel, et la liste montre le dernier échange de chaque conversation.
- Personne n’a à donner son numéro de cellulaire : les échanges de travail restent dans l’outil de travail.
- Dans la même application que les routes, sans autre application à installer.
Les écrans des toilettes
Pour les locataires, leurs visiteurs et l’équipe d’entretien
- Un écran à encre électronique, sur pile, posé sans fil ni réseau au mur.
- Le téléphone de l’employé le met à jour à son passage.
- L’heure du dernier entretien est visible de tous, en français et en anglais.
- Un code QR pour signaler un problème en quelques secondes.
- Aux couleurs de l’immeuble.
Les demandes et leur suivi
Pour la gestionnaire, les locataires, le technicien et l’équipe de GDI
- Des tickets créés par courriel à l’adresse des demandes, par le code QR de l’écran ou par le portail.
- Une assignation automatique selon la catégorie : entretien ménager vers GDI, bâtiment vers le technicien.
- Statut, échéance, photos et notes au même endroit.
- Un accusé de réception et un courriel de suivi pour la personne qui a fait la demande.
- L’historique complet de chaque ticket, pour mesurer vos délais.
Le contrôle de qualité
Pour les superviseurs de GDI et, si vous le souhaitez, pour le client
- Une inspection local par local, sur téléphone ou tablette.
- L’inspecteur note ce qu’il voit, comme un comptoir collant, des résidus dans l’évier ou un bac plein.
- Chaque non-conformité est accompagnée de sa photo.
- Le score est calculé sur place et comparé à la cible du contrat.
- Les résultats s’accumulent mois après mois, pour voir les tendances par immeuble.
Le portail de GDI et de ses clients
Pour la direction des opérations de GDI, ses superviseurs et la gestionnaire de chaque immeuble
- Le plan de chaque étage, avec les passages de la journée.
- Pour la direction de GDI, tous ses immeubles côte à côte : présence, routes, tickets, scores, périodiques.
- Pour la gestionnaire, le tableau de bord de son immeuble seulement.
- Des rapports à exporter en Excel, CSV ou PDF.
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Les avantages pour GDI
Ce que la plateforme change dans vos opérations
Dans une tour de bureaux, un contrat se joue sur ce que le client voit le matin et sur la vitesse à laquelle vous répondez à ses demandes. Voici ce qui rend le métier difficile dans ces immeubles, puis ce que la plateforme apporte à chaque niveau de GDI.
Ce qui est difficile dans une tour de bureaux
Le travail se fait quand personne ne regarde
L’essentiel de l’entretien se fait le soir, dans des étages vides. Le client voit le résultat le lendemain, jamais le travail, et une plainte devient vite la parole de l’un contre celle de l’autre.
Les demandes passent par trop de mains
Le locataire écrit à la gestionnaire, qui écrit à votre superviseur, qui appelle son chef d’équipe. Une demande peut attendre une journée dans la boîte de quelqu’un qui est en congé.
Les périodiques coûtent cher et se voient peu
Shampooing des tapis, vitres intérieures, cirage : le client les paie et veut savoir qu’elles ont été faites. Sans photo, la discussion revient à chaque facture.
Ce que chaque niveau de GDI y gagne
La direction des opérations
- Tous vos immeubles dans une même vue : présence, routes du jour, tickets ouverts et en retard, scores et périodiques à valider.
- Vous voyez l’immeuble qui glisse avant que son client vous appelle.
- Vos immeubles se comparent avec les mêmes mesures, d’un mois à l’autre.
- Vous arrivez aux rencontres avec le client avec des chiffres plutôt que des impressions.
Les superviseurs et les chefs d’équipe
- Le plan de chaque étage montre où en est chaque route, sans appel ni texto.
- Une absence se voit dès le pointage, avant que les étages restent à faire.
- Les demandes des locataires arrivent en tickets, déjà classées et assignées.
- Le contrôle de qualité se fait sur téléphone, et vous connaissez votre note avant la visite du client.
Les préposés
- Des routes claires, avec les tâches de chaque local et le temps prévu.
- La messagerie pour joindre le superviseur ou un collègue, avec une photo, sans donner son numéro personnel.
- L’application en français, en anglais et en espagnol.
- Le personnel qui travaille seul le soir est protégé par un bouton SOS et une alerte d’inactivité.
La facturation et l’administration
- Chaque périodique a sa photo et sa validation, ce qui règle la question au moment de la facturer.
- Les heures de présence viennent du pointage, immeuble par immeuble.
- Moins de crédits accordés pour un travail fait que vous n’arriviez pas à démontrer.
Les ventes et le renouvellement des contrats
- Une réponse concrète quand un appel d’offres demande un suivi par puces, des fréquences prouvées et un accès au portail pour le client.
- Au renouvellement, un historique complet de l’immeuble : passages, délais de réponse, scores du contrôle de qualité et périodiques faites.
- Devant un nouveau client, vous montrez le portail d’un immeuble que vous entretenez déjà, au lieu de décrire vos méthodes.
Ce que GDI mesure pour elle-même
Tout ce qui suit est mesuré par la plateforme, pas estimé. Vous choisissez ce que vous montrez au client, et vous gardez le reste pour gérer vos immeubles.
| Ce qui est mesuré | Ce que ça remplace |
|---|---|
| Présence par immeuble et par quart, dès le pointage | les appels pour savoir qui est entré |
| Locaux faits sur locaux prévus, par route et par quart | la feuille de route signée |
| Temps passé par local, comparé au temps prévu | l’estimation faite à l’œil |
| Délai de prise en charge et de fermeture de chaque demande, avec la photo du travail | les courriels à retrouver |
| Score du contrôle de qualité par immeuble, d’un mois à l’autre | la tournée d’inspection sur papier |
| Périodiques faites, avec photo et validation | le bon de travail signé |
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Les avantages pour vos clients
Ce que vos clients y gagnent, et ce que ça vous rapporte
Vos clients sont des gestionnaires d’immeubles qui répondent eux-mêmes à des propriétaires et à des locataires. La plateforme leur donne de quoi le faire sans vous demander de rapport, et c’est GDI qui la leur apporte.
La gestionnaire de l’immeuble
- Son propre accès au portail : plan, tableau de bord, tickets et rapports de son immeuble.
- Elle sait quand chaque toilette a été faite et qui a répondu à chaque demande.
- Elle reçoit un rapport mensuel prêt à transmettre au propriétaire.
- Elle n’a plus à vous relancer pour savoir où en est une demande.
Les locataires
- Une demande par courriel à l’adresse habituelle ou par le code QR de l’écran, sans application à installer.
- Un accusé de réception, puis un courriel quand c’est réglé.
- Des salles et des toilettes prêtes quand leurs employés et leurs clients arrivent.
Le technicien et l’équipe du bâtiment
- Les demandes liées au bâtiment arrivent directement, avec le lieu et une photo.
- Ce que vos préposés remarquent en passant, une lumière, une fuite, un carreau brisé, lui arrive sans courriel.
- Le travail de l’entretien et celui du bâtiment sont dans la même plateforme.
Les employés des locataires et leurs visiteurs
- L’heure du dernier entretien est affichée à la porte des toilettes, en français et en anglais.
- Un problème se signale en quelques secondes avec le code de l’écran.
- Un immeuble qui se présente bien, au lobby comme aux étages.
Ce que le client voit chaque mois
| Ce que le client voit | Où il le voit |
|---|---|
| Les passages et l’heure du dernier entretien de chaque local | le plan de chaque étage et les écrans HBconnect |
| Ses demandes, leur délai et la photo du travail fait | HBticket, dans son portail |
| Le score de qualité du mois et les non-conformités avec photo | le tableau de bord de son immeuble |
| Les périodiques faites, avec les photos avant et après | le rapport mensuel |
| Toutes ces données, à reprendre dans ses propres rapports | les exports Excel, CSV ou PDF |
Un client qui voit le travail le remet moins en question
Quand la gestionnaire voit chaque jour les passages, les délais et les photos, la conversation change. Une plainte se vérifie en deux clics plutôt qu’en trois courriels, et au moment de renouveler le contrat, on discute de faits : les passages, les délais, les scores et les périodiques de l’année. C’est GDI qui a apporté cet outil à l’immeuble, et c’est GDI qui en garde le crédit.
Vous aimeriez la présenter à un de vos clients ?
Nous pouvons préparer la démonstration avec un immeuble que vous entretenez et la faire avec vous, devant la gestionnaire.
Mise en place
Comment on démarre dans un de vos immeubles
ValkarTech s’occupe du déploiement avec vos superviseurs. Ni GDI ni le client n’ont rien à installer sur leurs serveurs.
Le choix d’une première tour
Nous choisissons ensemble un immeuble où l’essai sera parlant : un client attentif, une équipe stable, un superviseur prêt à s’en servir.
La visite et la liste des locaux
Nous faisons le tour des étages avec votre superviseur et dressons la liste des locaux, de leur superficie et de leur usage.
Les routes et les temps prévus
Nous préparons les routes de jour et de soir et le temps prévu pour chaque local, à partir de vos routes actuelles et des temps de nettoyage ISSA. Les périodiques du contrat y sont inscrites avec leur fréquence.
Les puces et les écrans
Nous posons une puce à la porte de chaque local et un écran HBconnect aux toilettes que vous choisissez avec le client.
La formation des équipes
Les préposés, les chefs d’équipe et les superviseurs apprennent à utiliser l’application, en français, en anglais ou en espagnol. La messagerie est prête dès le premier jour.
Les accès
Votre direction reçoit la vue de ses immeubles. La gestionnaire reçoit l’accès à son immeuble quand vous le décidez, puis son premier rapport à la fin du premier mois.
Commencer par une tour
Il n’est pas nécessaire de déployer partout. Une tour suffit pour commencer : ses toilettes et ses aires communes, les routes de jour et de soir, quelques écrans HBconnect et la messagerie pour l’équipe. Vous comparez ce que la plateforme vous montre avec ce que vous saviez, puis vous décidez pour vos autres immeubles. Les puces et les écrans restent en place à l’étape suivante.
Aucuns travaux dans l’immeuble : les puces se collent et les écrans HBconnect fonctionnent sur pile, sans prise ni Wi-Fi. Rien n’est branché au réseau du client.
Vous aimeriez voir la même journée dans une tour que vous entretenez ?
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Questions fréquentes
Les questions qu’on nous pose avant une démonstration
Le client verra-t-il tout ce que nous faisons ?
Chaque utilisateur ne voit que les immeubles et les fonctions qui lui sont attribués. La gestionnaire voit son immeuble ; la vue de l’ensemble de vos immeubles reste à GDI. Vous décidez avec nous de ce qui est ouvert au client, et à quel moment.
La messagerie remplace-t-elle les textos et les groupes sur les cellulaires personnels ?
Pour le travail, oui. Chaque employé écrit à son superviseur ou à un collègue de son équipe, avec des photos, dans l’application qu’il utilise déjà pour ses routes. Personne n’a à donner son numéro personnel. La messagerie utilise le réseau de l’immeuble ou le réseau cellulaire.
Les employés sont-ils suivis par GPS ?
Non. HBscan n’utilise pas le GPS. Seul le passage dans un local est enregistré, quand l’employé scanne la puce de la porte.
Et si le réseau ne se rend pas au sous-sol ou dans les cages d’escalier ?
HBscan garde les scans dans le téléphone et les envoie dès que le réseau revient. L’heure enregistrée est celle du passage. La tablette HBpunch se place au local d’entretien, là où le signal passe.
Faut-il fournir un téléphone à chaque préposé ?
L’application fonctionne sur un téléphone fourni par GDI ou sur celui de l’employé, selon vos règles. Scanner une puce demande un seul geste : approcher le téléphone de la porte du local.
Les locataires doivent-ils installer quelque chose ?
Non. Ils écrivent à l’adresse des demandes de l’immeuble, comme aujourd’hui, ou scannent le code QR de l’écran des toilettes. Le formulaire s’ouvre dans le navigateur du téléphone, sans compte.
Faut-il du filage pour les écrans des toilettes ?
Non. L’écran HBconnect fonctionne sur pile. Le téléphone de l’employé le met à jour par Bluetooth à son passage, sans prise ni réseau au mur.
Qu’arrive-t-il au personnel qui travaille seul le soir ?
Si le téléphone ne bouge plus pendant le délai prévu, il sonne pendant 30 secondes. Si l’employé répond, personne n’est avisé. Sinon, la personne ressource reçoit une alerte avec le dernier local scanné. L’employé a aussi un bouton SOS.
Dans quelles langues ?
Les applications sont offertes en français, en anglais et en espagnol. Les écrans des toilettes et le formulaire de signalement sont bilingues.
Pouvons-nous l’utiliser dans nos réponses aux appels d’offres ?
Oui. Nous vous aidons à décrire la plateforme dans votre soumission : suivi par puces à chaque local, fréquences prouvées, photos des non-conformités, portail pour le client et messagerie d’équipe. Un immeuble déjà en place vous sert de référence.
Pouvons-nous sortir nos données ?
Oui. Les rapports s’exportent en Excel, CSV ou PDF, et nous regardons avec vos TI tout besoin d’échange avec vos systèmes, comme la paie ou la facturation.
Où sont hébergées les données, et qui y a accès ?
Les données de vos immeubles vous appartiennent. La plateforme est hébergée dans le nuage, et chaque utilisateur ne voit que ce qui lui est attribué. Nous remettons la documentation d’hébergement à votre service TI et nous répondons à son questionnaire de sécurité.
Combien ça coûte ?
Le prix dépend du nombre d’immeubles, de locaux et d’écrans. Nous vous préparons une proposition après la visite d’une première tour.
Vous aimeriez voir la même journée dans une tour que vous entretenez ?
Envoyez-nous la liste des étages et des locaux d’un immeuble, et nous préparons la démonstration avec ses vrais locaux.
Nous joindre
Demandez une démonstration dans un de vos immeubles
Nous préparons la démonstration avec vos propres locaux. Envoyez-nous la liste des étages et des locaux d’une tour que vous entretenez, et vous verrez la route, le plan de ses étages et le tableau de bord plutôt que ceux de la Tour Belcourt.
ValkarTech
Karl Bédard, directeur principal
Téléphone514 830-2280
Courrielkbedard@valkartech.com
Site Webvalkartech.com
Pour préparer la rencontre, il nous suffit de savoir
- la tour choisie, avec la liste de ses étages et de ses locaux ;
- vos quarts de travail et le nombre de préposés par quart ;
- comment les demandes des locataires vous arrivent aujourd’hui ;
- les périodiques prévues au contrat ;
- si le client souhaite son propre accès au portail.
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